Dichiarazione d’imparzialità

admin Ottobre 14, 2022 Dichiarazioni 0

Il Laboratorio

considera l’imparzialità un valore essenziale per trasmettere fiducia e credibilità alle parti interessate, in primo luogo ai clienti, ai loro rappresentanti e ispettori e agli enti di ispezione e certificazione;
interpreta l’imparzialità come obiettività e assenza, o superamento o risoluzione, di conflitti di interesse, ove questi esistano e possano influenzare negativamente le attività del Laboratorio nonché come equità ed integrità nello svolgimento delle attività;
garantisce il trattamento equo e trasparente dei clienti, basando le proprie politiche commerciali su classificazioni obiettive e su documenti accessibili e comprensibili;
assicura che i rapporti di prova riportino risultati e dichiarazioni di conformità basate esclusivamente sulle evidenze oggettive strumentali riportate sulla minuta di prova e che ogni pertinente decisione non sia influenzate da altri interessi o da altre parti in causa;
affida la responsabilità di garantire e mantenere l’imparzialità alla Direzione Generale che a sua volta nomina il Garante della Imparzialità al fine di assicurare l’imparzialità anche nei casi in cui vi fossero conflitti d’interesse inerenti alla stessa Direzione Generale.

La Direzione Generale del Laboratorio al fine di prevenire situazioni che possano compromettere l’imparzialità:

promuove l’implementazione ed il mantenimento di un Sistema di Gestione per la Qualità in accordo con la UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2018 e con la UNI EN ISO 9001:2015 periodicamente riesaminato almeno annualmente;
verifica il possesso delle qualifiche del personale e organizza la formazione continua per assicurare che il personale mantenga la professionalità, le capacità e le competenze tecniche necessarie per eseguire le prove in accordo alle normative e alle specifiche adottate;
assicura che tutto il personale abbia sottoscritto e ben compreso, con corsi e con incontri formativi e informativi, quanto sottoscritto nella Lettera d’incarico, riservatezza e imparzialità e quanto previsto dal Codice Deontologico in merito alla libertà da conflitti d’interesse e da condizionamenti o pressioni di carattere commerciale e finanziario che possano influenzare le decisioni in merito ai risultati delle prove eseguite;
assicura, in particolare, che il personale tecnico si astenga da attività di consulenza a Clienti del Laboratorio o che, nel caso le attività consulenziali siano in corso, si astenga dall’eseguire prove per il medesimo Cliente;
individua su base continuativa i rischi per l’imparzialità e registra sulle schede clienti (con le annotazioni su eventuali attività e relazioni del cliente con le persone dell’organizzazione) e sulle schede personali (con le annotazioni su eventuali attività e relazioni con clienti) i potenziali conflitti d’interesse
inerenti alla proprietà del Laboratorio, quando questa faccia parte di un gruppo formale o informale d’imprese a cui partecipa anche il cliente interessato;
inerenti alla stessa proprietà, alla direzione generale e commerciale, alla direzione tecnica, all’area tecnica incaricata delle prove nel caso in cui anche una sola delle persone che ricoprono questi ruoli costituisca una risorse condivisa con un cliente, abbia rapporti confidenziali, di amicizia o parentela, o relazioni di affari con i rappresentanti della proprietà, della direzione, dell’area tecnica del cliente interessato, oppure quando vengano pagate commissioni di vendita o altri incentivi per l’individuazione di nuovi clienti;
predispone e aggiorna costantemente la matrice dei rischi per l’imparzialità in cui:
sono analizzate le situazioni che possono minacciare l’imparzialità (conflitti d’interesse, pregiudizi e preconcetti),
viene valutata la rischiosità originaria e riportati i provvedimenti by design (in fase di progettazione del sistema),
viene stimata, conseguentemente, la rischiosità residua attuale e i limiti di accettabilità;
vengono definite le ipotesi di provvedimenti da assumere nel caso in cui, nonostante i provvedimenti assunti, sussista una situazione di potenziale conflitto d’interessi, di potenziale comportamento pregiudiziale o si verifichi una violazione dell’imparzialità
sulla base di quanto definito nella matrice dei rischi adotta provvedimenti by design (in fase di definizione e implementazione del sistema) per eliminare o mitigare i rischi per l’imparzialità:
implementando una politica delle retribuzioni del personale tecnico completamente slegata dal volume di prove effettuato, per evitare che sussistano influenze economiche che possano inficiare la piena e assoluta autonomia nella valutazione dei risultati delle prove e delle tarature;
predisponendo e distribuendo ai clienti un listino prezzi facilmente comprensibile nel quale siano riportati i prezzi delle prove, condizioni contrattuali chiare e criteri per la determinazione di eventuali sconti al fine di evitare comportamenti arbitrari, favoritismi, discriminazioni e scongiurare percezioni di scarsa trasparenza e mancata imparzialità da parte dei Clienti;
garantendo la trasparenza durante l’esecuzione delle prove, consentendo, senza limitazioni o pregiudizi, l’accesso dei clienti, degli enti di ispezione e certificazione e dei loro rappresentanti e ispettori, nell’ambito del rispetto dei requisiti di sicurezza e riservatezza e a meno di giustificate e comprovate motivazioni;
garantendo disponibilità e cortesia nella gestione dei reclami, delle segnalazioni e dei ricorsi con l’impegno, a secondo dei casi, del Direttore Tecnico, del Direttore Generale o del Garante dell’Imparzialità a fornire risposte rapide e debitamente motivate.

Se, nonostante i provvedimenti by design sussistano comunque rischi per l’imparzialità, la Direzione Generale, sempre sulla base dell’analisi dei rischi, interviene preventivamente in maniera proattiva per prevenire eventuali violazioni dell’imparzialità:

relativamente agli aspetti commerciali, quando la direzione commerciale o altre parti interessate interne siano in condizione di potenziale conflitto d’interesse, mediante la propria diretta supervisione dell’elaborazione delle offerte ai clienti o, se del caso, affidando la supervisione dell’offerta al Garante dell’Imparzialità;
relativamente alla presentazione dei risultati e delle relative dichiarazioni di conformità, quando la proprietà, la direzione o la stessa area tecnica siano in condizione di potenziale conflitto d’interesse, sostituendo il tecnico incaricato o disponendo la supervisione dell’esecuzione della prova da parte del Direttore Tecnico o, se del caso, del Garante dell’Imparzialità.

Se, nonostante i provvedimenti by design e gli eventuali provvedimenti preventivi siano comunque accertate violazioni dell’imparzialità interviene in maniera reattiva:

relativamente alle violazioni in ambito commerciale, aprendo una non conformità da registrare tra i rilievi di prima parte del registro per il miglioramento e assumendo come provvedimento immediato il riesame e la ri-emissione del l’offerta, oltre alle adeguate azioni finalizzate ad evitare il ripetersi della non conformità;
relativamente alle violazioni inerenti all’emissione di rapporti di prova con risultati e dichiarazioni di conformità difformi dalle evidenze obiettive strumentali, aprendo una non conformità da registrare tra i rilievi di prima parte del registro per il miglioramento e assumendo come provvedimento immediato il ritiro e la ri-emissione dei rapporti di prova, se del caso e quando possibile, dopo aver ripetuto le prove, oltre alle adeguate azioni finalizzate ad evitare il ripetersi della non conformità;

il monitoraggio dei rischi è documentato dal diario dell’imparzialità con la descrizione in dettaglio di eventuali situazioni di conflitto rilevate dal riesame periodico delle schede clienti e dalle schede personali aggiornate e di eventuali violazioni dell’imparzialità rilevate nella sezione Rilievi di Prima Parte del registro per il miglioramento

il mantenimento dell’imparzialità è documentato dal riesame periodico e dall’aggiornamento, in genere annuale, della presente Dichiarazione d’Imparzialità, del Codice Deontologico, delle Lettere di Incarico, Riservatezza e Imparzialità, della Matrice dei rischi per l’imparzialità,

Marcianise, 23 marzo 2024

Paolo Rizzo

Amministratore Unico

Direttore Generale

QUALITY SIDER VERIFICATION SRL